30.000 Briefe täglich

30.000 Briefe täglich
16. Apr 2020

von Eva Kuschfeldt

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Homeoffice? Keine Option bei der Bearbeitung der Briefe und Pakete, die täglich bei der R+V eintreffen. Die Teams der Poststelle sorgen dafür, dass den Fachbereichen der Briefnachschub von Kunden nicht ausgeht.

​Die jüngste Zahnarztrechnung, der Blechschaden bei der Fahrt zum Supermarkt oder die zahlreichen Anträge für das neue Moped-Kennzeichen jetzt im Frühling: Für viele R+V-Kunden sind Briefe immer noch der bevorzugte Weg, um Kontakt mit ihrem Versicherer aufzunehmen. Bis zu 30.000 Briefe gehen jeden Tag bundesweit bei der R+V ein – auch während der Corona-Krise. „Ein bisschen wundern wir uns schon, dass weiter so viel Post kommt“, sagt Thomas Wintermeyer, Gruppenleiter Posteingang. Vielleicht füllt der eine oder andere R+V-Kunde seine Zeit zuhause ja mit der Durchsicht der Versicherungsunterlagen. Nur beim Paketeingang ist bisher ein leichter Rückgang zu beobachten.

Thomas Wintermeyer (rechts) und ein Kollege aus der Poststelle sortieren Briefe, die dann eingescannt werden.

Thomas Wintermeyer (rechts) und ein Kollege aus der Poststelle sortieren Briefe, die dann eingescannt werden.

Ganz unspektakulär und für viele unsichtbar erledigen die Teams im Post- und Wareneingang bundesweit eine wichtige Arbeit: Sie müssen vor Ort sicherstellen, dass die Fachbereiche ihre Post bekommen – sei es in elektronischer Form oder physisch per Hauspost. Wird die tägliche Post nicht mehr geöffnet, sortiert, eingescannt und weitergeleitet, geht vielen R+V-lern die Arbeit aus.

Ein ausgeklügeltes Notfallsystem

Was aber, wenn sich einer der Mitarbeiter in diesem Bereich mit dem Coronavirus infiziert, in häusliche Quarantäne muss – und seine Kollegen gleich auch?

Die Post wird jetzt zentral in Wiesbaden und Hamburg gescannt, an den anderen Standorten arbeiten fast alle Posteingangsmitarbeiter im Homeoffice. Von dort aus verteilen sie gescannte Briefe, E-Mails und Faxe an die Fachbereiche.

In Wiesbaden, Hamburg und Frankfurt sind Mitarbeiter vor Ort unverzichtbar: Hier wird Briefpost angeliefert. Die wichtigste Änderung, um das Ansteckungsrisiko zu minimieren: Alle haben jetzt mehr räumliche Distanz. In den Großraumbüros bleiben viele Schreibtische leer, die Mitarbeiter verteilen sich auf zusätzliche Räume.

„Die Mitarbeiter sind mit Herzblut dabei“, berichtet Birgit Ring, Gruppenleiterin Postservice und -Dienstleistungen.

„Die Mitarbeiter sind mit Herzblut dabei“, berichtet Birgit Ring, Gruppenleiterin Postservice und -Dienstleistungen.

In Wiesbaden dient ein Vorraum als Schleuse. Ein Mitarbeiter stellt den Wagen mit der geöffneten Post hier ab und verlässt den Raum wieder. Erst dann nimmt das nächste Team die Lieferung an, scannt sie ein oder leitet das Original an die Fachabteilung weiter. Paketdienste betreten die Poststellen gar nicht mehr. In diesem Bereich arbeiten die Teams außerdem zu verschiedenen Zeiten – sie halten zeitlich Distanz. Die Kollegen des Früh- und des Spätdienstes begegnen sich gar nicht mehr.

Ganz zentral ist die Einrichtung von Notfallteams. Sie können einspringen, wenn doch Kollegen vor Ort in Quarantäne müssen.

Trotz leerer Flure und dünn besetzter Büros: „Die Stimmung ist gut, die Mitarbeiter sind mit Herzblut dabei“, berichtet Thomas Wintermeyer. Und Birgit Ring ergänzt mit Blick in die Zukunft: „Es ist ja nicht für immer.“

Text und Fotos: Gesa Fritz, Konzern-Kommunikation

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30.000 Briefe täglich
Eva Kuschfeldt

Redakteurin in der Konzern-Kommunikation, bloggt über eigene Erlebnisse im Unternehmen, Themen der Konzern-Kommunikation und soziale Projekte bei R+V

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