Zeitmanagement: Souverän durch den Jahresendspurt

Zeitmanagement: Souverän durch den Jahresendspurt
6. Nov 2014

von Dr. Eva-Maria Zindler

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Nur noch wenige Wochen bis zum Jahresende und es gibt – zumindest gefühlt – noch so viel zu tun. Kfz-Versicherungswechsel, Garantiezinsabsenkung, staatliche Zulagen…   Der Jahresendspurt hat längst begonnen und das nicht nur für unsere Mitarbeiter im Außendienst. Doch welche Aufgaben haben Priorität? Wie findet man heraus, was Vorrang hat? In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie Prioritäten setzen und sich somit die Zeit besser einteilen können.

Um gerade unter Zeitdruck noch den Überblick zu bewahren, ist es hilfreich, sich darüber klar zu werden, welche Aufgaben bedeutend sind und welche nur den Anschein erwecken, wichtig zu sein. Denn erst wenn man weiß, welche Aufgaben Priorität haben, kann man seinen (Arbeits-) Alltag sinnvoll planen. Eine praktische Entscheidungshilfe stellt die Matrix des US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower dar, bei der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterschieden werden.

Welche Aufgaben sind wichtig, welche dringlich? Oder sogar beides?

Wichtig erscheinen zunächst alle Aufgaben. Doch wirklich wichtig ist nur, was Sie Ihren Zielen und Wünschen näher bringt. Ob dabei Erfolg, Gesundheit, Menschen, Werte und/oder Ergebnisse von besonderer Bedeutung sind, muss jeder individuell entscheiden.

Dringlich hingegen sind Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen. Da dringliche Aufgaben Zeitdruck hervorrufen, erzwingen sie unsere Aufmerksamkeit und drängen dadurch häufig wichtigere Aufgaben in den Hintergrund.

Nutzen Sie das Eisenhower-Prinzip zum Setzen von Prioritäten

Nach dem Eisenhower-Prinzip ergeben sich vier Kategorien von Aufgaben, die ein jeweils unterschiedliches Vorgehen erfordern.

  • Wichtig und dringlich (A-Aufgaben)Grafik_Zeitmanagement

A-Aufgaben sind wichtig und dabei gleichzeitig noch an einen Termin gekoppelt, z. B. die Vorbereitung eines Kundentermins am Nachmittag. Solche Aufgaben müssen Sie selbst und am besten sofort erledigen.

  • Wichtig, aber nicht dringlich (B-Aufgaben)

B-Aufgaben sind wichtig, aber (noch) nicht terminiert wie die Erstellung eines Angebots für einen vielversprechenden Auftrag. Auf diese Dinge kommt es an! Geben Sie diesen Aufgaben selbst einen Termin, denn wenn Sie zu lange warten, werden sie automatisch zu A-Aufgaben und müssen dann unter Zeitdruck erledigt werden.

  • Dringlich, aber nicht wichtig (C-Aufgaben)

C-Aufgaben beanspruchen einen Großteil unserer Zeit, da sie durch Termindruck den Anschein von Wichtigkeit vortäuschen. Hierzu zählen z. B. Anrufe, E-Mails oder Meetings. Diese Aufgaben sollten Sie möglichst reduzieren oder delegieren, so dass Sie Ihre Zeit in wichtige Aufgaben investieren können.

  • Weder wichtig noch dringlich (P-Aufgaben)

Sind Aufgaben weder wichtig noch dringlich und tragen nicht zur Erreichung Ihrer Ziele bei, gehören diese in den Papierkorb. Hierzu zählen das Surfen im Internet oder andere Ablenkungen. Natürlich trägt das zur Entspannung bei und Sie sollten auch Pausen einplanen. Aber der Zielerreichung dienen diese Aufgaben nicht.

Zu guter Letzt noch ein paar Empfehlungen:

  • Investieren Sie Zeit und Energie in wirklich wichtige Aufgaben.
  • Lassen Sie nicht zu, dass dringliche Aufgaben immer Vorrang haben.
  • Belasten Sie sich nicht mit eigentlichen Papierkorb-Aufgaben.
  • Und: Zeitmanagement sollte auch nicht mehr Arbeit machen als die Arbeit selbst.

Versuchen Sie doch einmal, Ihre Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip zu charakterisieren – es funktioniert im Berufs- wie im Privatleben. Wir wünschen Ihnen einen effektiven Jahresendspurt – mit dem richtigen Gespür für die wichtigen Aufgaben.

 

Quelle: Seiwert, L. (2009), Noch mehr Zeit für das Wesentliche – Zeitmanagement neu entdecken, 4. Aufl., München 2009.

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Zeitmanagement: Souverän durch den Jahresendspurt
Dr. Eva-Maria Zindler

Gruppenleiterin Führungskräfteentwicklung; bloggt zu Themen rund um das Arbeitsleben und die Karrieremöglichkeiten im Außendienst bei R+V.

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Kommentare

Hans-Joachim Lang

17:54 06.11.2014

Eine sehr hilfreiche und vor allen Dingen übersichtliche Darstellung der alltäglichen, privaten aber auch versicherungstechnischen Kleinigkeiten,
die man alljährlich überdenken, ändern oder auch korrigieren sollte!